Deze maand behalen of behaalden veel studenten aan HBO en WO hun Bachelor diploma. Een (groot) aantal daarvan en zeker de studenten die aan een universiteit hun bachelor haalden zullen doorstromen naar een Master. Studenten kunnen kiezen of ze dat aan hun eigen universiteit gaan doen of aan een andere, elders in het land.

Als de keuze gemaakt is en je bent keurig via het overkoepelende systeem Studielink aangemeld bij je vervolgstudie gaat het proces lopen om je oude studie formeel af te sluiten om daarna bij je nieuwe studie aan te tonen dat je inderdaad op basis van je behaalde resultaten je vervolgstudie mag starten. Dat klinkt en is allemaal heel logisch.

Deze week hoorde ik een verhaal wat mij als Informatie Manager met stevige roots in het onderwijs de wenkbrauwen deed fronsen. Een student die ik sprak rondde onlangs na drie jaar studie waarbij alle vakken in één keer werden gehaald een studie aan de Vrije Universiteit in Amsterdam succesvol af. Alle vakken werden met een voldoende afgesloten en dat betekent dat voldoende studiepunten werden behaald en dus geslaagd. Trots werd formeel een diploma aangevraagd. De uitreiking hiervan is door de VU vastgesteld ergens in december als de student al minimaal drie maanden elders (in Nijmegen) aan een vervolgstudie is begonnen. Maar dat is nog het minste probleem.

De nieuwe universiteit (Radboud Nijmegen) heeft als toegangseis het op papier (!) aantonen van het slagen aan de andere universiteit. Hiervoor moet de student een officieel, door de vorige universiteit afgegeven formulier met (!) een handtekening kunnen overleggen. Al weet ik het niet zeker, ik vermoed dat deze eis voor alle universiteiten geldt en dat ook de werkwijze van de VU vergelijkbaar is met andere universiteiten. Dit formulier moet op locatie in Amsterdam worden opgehaald en ter plekke worden ondertekend. Van enig digitaliseren is, of lijkt, geen sprake. Voor het maken van dat document rekent de VU vier (!) weken.

Voor de snelle rekenaars: als je zo snel bent als deze student en je krijgt snel je cijfer voor het laatste vak weet je eind juni dat je geslaagd bent. Je vraagt dan direct het formulier aan maar kan het formulier eind juli pas klaar zijn. Ondertussen eist Radboud voor (!) 15 juli het formele (papieren) document om je tot de vervolgstudie toe te laten. Een scan maken en een ander via mail regelen is niet toegestaan. Deze problematiek werd uiteraard voorgelegd aan de VU. De reactie “stuur maar een mail dat je aanvraag spoed heeft en dan hopen we dat het goed komt” vind ik persoonlijk niet kunnen.

Ik vraag mij op dit moment af hoeveel van deze mails deze week bij de studentenadministratie “SPOED” binnenkomen. Zodra alles formeel verwerkt is kan de reis naar de VU aangevangen worden om persoonlijk (een ander mag dat niet doen) het papier op te halen en hopen dat het nog op tijd is zodat Radboud je aan kan nemen.

Waarom kan dat niet sneller, makkelijk en vooral geautomatiseerd of gedigitaliseerd zo u wenst? De formele eis, lijkt mij, is dat alle vakken met een voldoende zijn afgesloten en dat daarmee voldoende studiepunten (EC’s) zijn behaald. Zodra de bestaande Universiteit dit vast stelt (en dat kunnen ze nadat de docent van het laatste vak het cijfer voor dat vak heeft vastgesteld) kan de Universiteit de cijferlijst vrijgeven. Op dat moment gaat er volledig geautomatiseerd bij het profiel van de student in Studielink (het landelijk studenten administratie systeem) een vlag op groen dat de student aan de cijfer- (studiepunten)eis heeft voldaan om toegelaten te worden voor een vervolgopleiding. Dit proces werkt nu al zo voor Middelbare school leerlingen die geslaagd zijn en juist aan hun HBO of WO opleiding gaan beginnen.

De nieuwe opleiding krijgt dan een signaal dat aan de eis (voldoende studiepunten) is voldaan en kan de inschrijving accepteren. Daarna heeft de student tot (bijv. 1 oktober te tijd om het systeem of de nieuwe universiteit te voorzien van de juiste papierwinkel als daar nog behoefte aan zou zijn.

Dit geeft de universiteit tijd en ruimte om de formele papieren als een gewaarmerkte cijferlijst en een diploma aan te (laten) maken en kan de student, in de wetenschap dat in september de nieuwe universiteit hem of haar met open armen zal ontvangen rustig van een welverdiende vakantie genieten al vrees ik dat gezien het huidige kabinet vooral gewerkt zal worden om de studie te kunnen betalen.

Laat universiteiten, terwijl studenten werken voor hun studie, samen werken aan een veel soepelere overstap van studenten die van universiteit wisselen. De techniek is er al, nu de wil om te veranderen nog.

Daarna rest nog 1 vraag: waarom reik je pas een diploma in december uit?

Photo by Logan Isbell on Unsplash