Het is al weer even geleden dat naar buiten kwam dat Nihad Abbasov een groot deel van zijn werkzaamheden had weg geautomatiseerd. In de diverse media werd hij weg gezet als de luie ICT’er. Voor een aantal standaard taken in zijn werk had hij scripts ontwikkeld die het werk voor hem invulde. Was hij bijvoorbeeld niet voor 8:45 op zijn werk werd er automatisch een mail gestuurd met de tekst “ben niet zo lekker, werk vandaag vanaf huis.” En nog ingelogd na 18:00 uur op het werk een geautomatiseerde mail naar zijn vrouw dat hij weer eens moest overwerken. Kortom, ICT had het werk voor hem een stukje eenvoudiger gemaakt.

Was deze ICT’er dan een luie of een slimme ICT’er? In ons werk als adviseur op het grensvlak van business en IT zijn we voortdurend bezig met projecten die het werk voor de business een klein beetje makkelijker maken, op welke manier dan ook. Want dat is toch het doel van de inzet van ICT? Het werk een stukje makkelijker maken? Roeland Ravesteijn schreef onlangs een blog waarin hij stelde dat er niet zo iets is als een IT-project, ieder project heeft een business element.

Ik kan het door niet anders als 100% mee eens zijn. Jaren geleden leerde ik in een van opleidingen over de “doelstellingenboom.” Dit model, door mij soms uitgelegd als simpel business IT alignment model, laat zien hoe doelen zich door de gehele organisatie heen laten vertalen.

In de meest eenvoudige vorm kent iedere organisatie vier primaire doelen:

–          Kostenbeheersing

–          Flexibiliteit

–          Kwaliteit

–          Innovatief zijn

Kostenbeheersing betekent grip hebben op je kosten. Bij veel commerciële organisaties zal je dit terug vinden in de vorm van winst willen maken. Maar niet iedere organisatie wil (of mag) winst maken vandaar: kostenbeheersing. Flexibiliteit wil zeggen dat de organisatie kan inspelen op de dynamische buitenwereld die voortdurend veranderd en kwaliteit spreekt voor zich. Lever je geen kwaliteit die past bij de prijs die je vraagt zullen klanten afhaken. Wil je een klantvraag creëren is innovatie een must. Om deze doelen te realiseren kunnen organisaties bedrijfsprocessen inrichten, deze hebben doelen die afgeleiden zullen zijn van de hogere organisatiedoelen. Het effect van deze processen is daarmee het realiseren van de bedrijfsdoelen geworden.

Deze processen zelf dienen weer kosteneffectief, flexibel te zijn en kwaliteit kunnen leveren (effectief en efficiënt zijn). Daar kan ICT dienstverlening weer bij helpen. ICT kan zorgen voor efficiënte bedrijfsprocessen. Doelen van de ICT dienstverlening zijn daarmee dan weer afgeleiden van de doelen van de bedrijfsprocessen. Om ICT weer efficiënt te laten werken kunnen de diverse beheerprocessen worden ingericht zodat de bedrijfsprocessen optimaal ondersteunt kunnen worden.

In welk project ik ook zit of welke rol ik ook vervul bij onze klanten zoek ik altijd naar de waarom vraag. Waarom doen we als organisatie iets? Waarom doe ik als medewerker iets? In maximaal 4 stappen (4x waarom) wil ik dan bij een van de organisatiedoelen uitkomen. Lukt dat niet, dan draag de activiteit blijkbaar niet bij aan deze doelen en kan je er dus ook mee stoppen. Heb je je vergist zal binnen de kortste keren iemand komen vertellen dat je het toch moet doen. Deze collega zal dan uit kunnen leggen waarom het er toch toe doet wat je doet.

Met deze simpele stappen breng je je activiteiten in lijn met de business. Terug naar Nihad. Was wat hij deed gericht op gericht op de bedrijfsdoelen? Ik vermoed van niet maar dat hij zelf efficiënt was daarover bestaat geen twijfel.

Photo by freestocks.org on Unsplash